ETS Km Zero: l’Excel per chi lavora nelle piccole organizzazioni e vuole sistemare il database

ETS Km Zero: l’Excel per chi lavora nelle piccole organizzazioni e vuole sistemare il database

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Articolo di Gianluca Sordiglioni, ideatore e creatore di “ETS Km Zero”. GRAZIE DI CUORE!


Se c’è una costante nel fundraising, è questa: tutti hanno bisogno di raccogliere dati. Nominativi, indirizzi, numeri di telefono, e-mail; qualunque cosa ci possa far mantenere una relazione con coloro che sono interessati alla nostra causa.

Lo strumento viene di conseguenza.

Nell’epoca di Internet non credo che qualcuno scriva i nomi su un foglio di carta come si usava nel secolo scorso: se stai leggendo questo articolo da queste pagine probabilmente lavori in una piccola organizzazione, ed è probabile che stiate usando Excel. D’altro canto, come darvi torto?

Excel è la trasposizione al computer del foglio a quadretti. È strutturato per disporre le informazioni in tabelle formate da righe e colonne: i quadretti sono già fatti! In aggiunta, è naturalmente è in grado di eseguire calcoli.

Veniamo a noi. Excel non è un database, lo sai. Può essere usato per raccogliere dati ma non è molto indicato per controllarne la correttezza e soprattutto l’interdipendenza.

Allora perché non usi un software di fundraising, che è più specifico?

La domanda è imbarazzante, e voglio venirti in aiuto.

Ci possono essere motivi economici, certamente, ma è una risposta debole perché esistono alcuni software gratuiti. Non trovi quello che cerchi o non sai dove cercare, e anche questo può essere vero. Le funzionalità sono limitate, aggiungiamo anche questo. Troppa complessità che rende tutto difficile, imparare cose nuove, gestire un altro fornitore, voglio avere io il controllo, non ho tempo, non mi fido… aggiungi tu una scusa.

Senza offesa, in molte organizzazioni manca la cultura del dato. Quella cosa che ti fa sbuffare quando vedi un indirizzo postale scritto male che nessuno ha corretto. Quando ti telefona qualcuno e notando la cella vuota gli chiedi se puoi inserirlo.

Una insofferenza per il pressapochismo nel recuperare sistematicamente informazioni che possono aiutarti nel tuo lavoro di fundraiser. Che non esiste che passi la tua giornata a produrre un report, quando sai la macchina lo farebbe in pochi secondi. La soddisfazione che leggendo i report hai modificato ad una abitudine consolidata che ha prodotto risultati tangibili. 

La mancanza di questa cultura porta ad usare Excel, perché è d’uso immediato: si usa solo per incamerare dati da consultare successivamente, e non importa se i dati sono sbagliati perché nessuno li analizza. Non c’è niente di male ad usare Excel, solo che è limitato per questo scopo. Non essendoci un aggiornamento giornaliero, non si sente la necessità di automatismi che possano far risparmiare tempo e ridurre la frequenza degli errori. 

Prendiamo atto di questa situazione.

Non vuoi/puoi usare un software? Ti ho preparato la struttura di un file che potrà aiutarti quando farai il grande passo e inoltre ti servirà per portare all’interno della tua organizzazione una serie di metodiche.

La caratteristica di questo Excel è che ti permette di organizzare meglio il lavoro dividendo le attività in fogli diversi, ed è pensato per simulare (simulare!) un database.


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