CiviCrm: gestire il database per il fundraising

Se vuoi davvero organizzare il database per il fundraising, abbandona i fogli Excel.

Ho chiuso con questa affermazione l’ultimo articolo di FundraisingKmZero, rilanciando però ad una possibile soluzione, che si chiama CiviCrm.

Infatti, il problema della gestione del database é (o almeno, dovrebbe essere!) nei pensieri di chiunque debba gestire piccole o grandi iniziative e campagne di fundraising. Dopo un anno di uso quotidiano, sento di poter dire che CiviCrm é uno strumento che si adatta alle esigenze della gran parte delle piccole e medie organizzazioni, per cui in questo articolo ti racconterò della mia esperienza con questo strumento per la Constituent Relationship Management (da cui “crm”), insomma la gestione delle relazioni con i portatori di interessi della tua organizzazione (e quindi, anche i donatori!).

Nella mia esperienza come volontario o dipendente di piccole organizzazioni, giunti al momento di fare il “grande salto” via da Excel, mi sono trovato a ragionare su tutti questi aspetti. Con la guida di persone ben più esperte di me ho messo la testa nelle tabelle pivot di Excel (non male, ma bisogna davvero capirne molto!), su Access (non male!), per crm dedicati al mondo commerciale (vTiger e SugarCrm: strumenti potenti, ma chiaramente non adatti al settore non profit). Poi un bel giorno (grazie a questo blog) ho scoperto CiviCrm.

Installazione: mica scontata!

Grazie alla demo disponibile nel sito ufficiale di CiviCrm, ho potuto fare le prime prove (e consiglio a te di fare altrettanto!). Incuriosito, ho deciso di fare un passo in più e di installarlo in locale sul mio Mac (e puoi farlo anche tu: non importa che sistema operativo utilizzi, basta che usi un pacchetto come Mamp o Wamp, che “fa credere” al tuo computer di essere un server). E qui, altra questione: CiviCrm si può installare solo come estensione di Joomla o Drupal, che sono dei software per la creazione e gestione di blog e siti. Oltretutto, importante: CiviCrm può essere installato solo su server che supportano InnoDb (complicato da spiegare! Prendilo per dato di fatto e leggi quanto segue…).

Per me che non sono un tecnico informatico, ma un vile smanettone :D , completare il tutto non é stata molto semplice, per cui sento di poterti dare questo consiglio: se vuoi installare CiviCrm, affidati a un tecnico informatico. Risparmi tempo, pasticci e crisi di nervi!

Si prospettano quindi tre soluzioni per l’installazione:

• in locale sul tuo computer. Ti serviranno emulatore di server + Joomla o Drupal (per una serie di motivi, é la soluzione che abbiamo adottato nell’organizzazione in cui lavoro).
• come estensione del tuo blog o sito. Ti serviranno blog o sito costruiti su Joomla o Drupal + webhosting con supporto InnoDb
• come spazio web a parte: ad esempio, magari anche il sito della tua organizzazione è basato su Wordpress. Quindi ti servirà un’installazione a parte di Joomla o Drupal + webhosting con supporto InnoDb.

Un problema di lingua

CiviCrm é completamente in inglese. Se conosci la lingua, non é un grosso problema, ma considera che altre persone nella tua organizzazione potrebbero dover gestire il database assieme a te. C’è una localizzazione in italiano in sviluppo, ma quando sarà completata non é ancora dato sapere (magari qualcuno, compreso il sottoscritto, potrebbe collaborare!).

Un arsenale a tua disposizione

Dando un’occhiata al menù a tendina troverai queste voci:

• contatti: per creare, modificare e fare ricerche su contatti di persone fisiche, famiglie, enti e creare relazioni fra di essi. Schede individuali di dettaglio a disposizione! Inoltre, c’è un efficiente sistema di gruppi e categorie che ti permetterà di segmentare in maniera funzionale il database. Sistema di import/export delle anagrafiche integrato!
• donazioni: per assegnare e creare lo storico dei contributi liberi, delle donazioni in risposta a campagne specifiche, raccolta di quote di associative… anche qui possibile l’import/export e, ovviamente, presente la funzionalità di ricerca.
• eventi: modulo dedicato alla creazione di eventi, della gestione delle iscrizioni e dei pagamenti delle quote di partecipazione
• mailing: puoi usare CiviCrm come client di posta elettronica per registrare nello storico di ogni contatto la spedizione di e-mail e newsletter.
• membership: qui puoi registrare il rinnovo di una quota di iscrizione e monitorare la scadenza del rapporto. Non l’ho mai usato, ma ad esempio può tornare utile se la tua organizzazione gestisce abbonamenti che non coincidono con l’anno solare.
• reportistica: query query query. Niente di eccezionale, ma molto completo e comprensibile grazie all’interfaccia grafica (che comunque é parecchio “popolata”). Fai tutte le estrazioni immaginabili, c’è da spenderci molto tempo per ottenere ricerche precise.
• administer: il “dietro le quinte”. Amministrazione in senso stretto: creazione di utenti con livelli diversificati di accesso al database, creazione e modifica di etichette (ti permette di fare una parziale localizzazione in italiano), creazione di mappe per le importazioni ed estrazioni più frequenti… insomma, un mare di roba!
• agenda: non meno importante, tutte le attività pianificate, scadute, completate sono visibili su un calendario. Essenziale per controllare tutte le attività riferite o assegnate ai contatti e a inviare notifiche agli stessi.

Insomma, un vero arsenale a tua disposizione! Criticità? Comprendere e imparare a usare il tutto! Fidati: scarica il manuale d’uso e studialo per bene. Se non basta, consulta la community. Se non basta ancora, contatta gli sviluppatori italiani del progetto (io l’ho fatto in un momento di crisi!). CiviCrm offre molte possibilità, ma un uso inappropriato rischia di tradursi in un caos impossibile da riordinare (questo é il lato oscuro della flessibilità)!

Ma quanto costa?

Uno dei punti forti di CiviCrm? E’ gratuito, completamente. Però questo non vuol dire che tu e la tua organizzazione non dobbiate considerare di investirci! Beato chi ha almeno un tecnico informatico esperto fra i suoi volontari! Ma come dicevo, la competenza di un professionista va messa in conto in varie fasi: installazione, implementazione con Joomla o Drupal, interfaccia coi moduli di iscrizione e raccolta fondi online, personalizzazioni “spinte”…

In Italia ci sono ben pochi crm per il fundraising (MyDonor lo conosciamo un po’ tutti, ma ne conosciamo pure i costi!). Posso dirti che alcune piccole software house si stanno muovendo per offrire prodotti completi e pronti “out of the box” a prezzi contenuti, ma a mio modestissimo parere c’è ancora molto da lavorare prima di poterli presentare sul mercato!

E considera (ti prego!) questo: il costo/tempo da dedicare a CiviCrm é significativo. La sua potenza e completezza sono controbilanciate da un tempo di studio del prodotto che può essere di mesi. Personalmente, dopo un anno e più di utilizzo ancora tengo il manuale di fianco e visito i forum di supporto!

Quindi, vale la candela?

Si, decisamente. Le valutazioni da fare sono tante e non banali, ma per quanto ho potuto provare CiviCrm oggi é il crm per il fundraising più rispondente alle esigenze di piccole e medie organizzazioni non profit. A lavoro, da quando lo usiamo, tutto é molto più semplice: sempre più conosciamo i nostri costituenti e quindi sempre più possiamo lavorare con metodicità e prospettiva sul fundraising.

Riflettici, condividi l’opportunità con chi si trova a gestire il database, valutatela accuratamente. CiviCrm può valere la candela, ma fai attenzione a non scottarti!

Mai usato CiviCrm? Brutte esperienze o rapporto idilliaco? Hai provato altri crm opensource o freeware?

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